Der Bundesrat wird eingeladen, so rasch wie m\u00f6glich die rechtlichen Grundlagen zu schaffen, wonach alle bundesverwaltungsinternen Dokumente, wo ein rechtlich zwingendes Erfordernis f\u00fcr eine Signatur besteht, standardm\u00e4ssig digital anstatt handschriftlich zu signieren sind. In allen \u00fcbrigen F\u00e4llen soll die Bundesverwaltung die M\u00f6glichkeiten der prozessgesteuerten Dokumentation der Best\u00e4tigungen, welche insbesondere das neue Gever-Standardprodukt Acta Nova bietet, nutzen. Nur in Ausnahmef\u00e4llen soll handschriftlich signiert werden. Es ist sicherzustellen, dass die ganze Bundesverwaltung intern und extern eingereichte digital signierte Dokumente mit einem Validator-Pr\u00fcfprotokoll nur dann ablehnen darf, wenn begr\u00fcndete Zweifel an der Rechtm\u00e4ssigkeit des elektronischen Dokumentes bestehen. Die verwaltungsinterne Verwendung der digitalen Signatur schafft die einfache Grundlage f\u00fcr eine elektronische Aktenf\u00fchrung und Archivierung, ersetzt den Briefversand durch ein Mail, hilft bei der Digitalisierung der Bundesverwaltung, leistet einen entscheidenden Beitrag zur Akzeptanz der digitalen Signatur und steigert die Kosteneffizienz der Bundesverwaltung.
Dokumente, welche der Zustimmung bed\u00fcrfen, werden meist aufgrund elektronischer Vorlagen erstellt, elektronisch bearbeitet und dann elektronisch weitergeleitet. Die handschriftliche Unterschrift ist ein unn\u00f6tiger Medienbruch, welcher auch die elektronische Archivierung erschwert.
Die Rechtm\u00e4ssigkeit eines signierten Dokumentes kann jederzeit mit dem Service Validator.ch der Bundesverwaltung umfassend und abschliessend \u00fcberpr\u00fcft werden. Die Erstellung einer digitalen Signatur wie auch die Pr\u00fcfung mit dem Validator ist einfach und erfordert kein technisches Verst\u00e4ndnis. Wer ein digital signiertes Dokument mit Validator-Pr\u00fcfprotokoll empf\u00e4ngt, hat jederzeit die M\u00f6glichkeit, sowohl das signierte Dokument wie auch das Pr\u00fcfprotokoll selbst im Validator nochmals zu \u00fcberpr\u00fcfen. Nur wenn aufgrund eines negativen Validator-Pr\u00fcfprotokolls begr\u00fcndete Zweifel an der Rechtm\u00e4ssigkeit der elektronischen Dokumente bestehen, darf der Empf\u00e4nger das elektronische Dokument ablehnen.
Ist der Ausdruck eines digital signierten Dokumentes auf Papier unumg\u00e4nglich, kann dem ausgedruckten Dokument ein zum Zeitpunkt des Ausdruckes erstelltes Validator-Pr\u00fcfprotokoll als Nachweis beigef\u00fcgt werden, und diese k\u00f6nnen zusammen archiviert werden.
Der Bundesrat beabsichtigt, bundesverwaltungsintern die M\u00f6glichkeiten der prozessgesteuerten Dokumentation der Best\u00e4tigungen, die insbesondere das neue Gever-Standardprodukt Acta Nova bietet, zu nutzen. Die technischen Voraussetzungen daf\u00fcr sind bereits seit der Einf\u00fchrung der elektronischen Gesch\u00e4ftsverwaltung im Mai 2012 in weiten Teilen der Bundesverwaltung grunds\u00e4tzlich erf\u00fcllt. Die Bundesverwaltung muss ihre gesch\u00e4ftsrelevanten Dokumente in elektronischen Gesch\u00e4ftsverwaltungssystemen (Gever-Systeme) bearbeiten (Art. 1 Abs. 1 der Gever-Verordnung; SR 172.010.441). Damit wurde die Grundlage daf\u00fcr geschaffen, dass in vielen F\u00e4llen auf handschriftliche Unterschriften verzichtet werden kann. Gegenw\u00e4rtig nutzen rund 13 000 Mitarbeitende der zentralen Bundesverwaltung ein Gever-Produkt. Zwischen 2018 und 2020 wird im Rahmen des IKT-Schl\u00fcsselprojekts Genova die k\u00fcnftige Gever-Standardl\u00f6sung Acta Nova auf rund 30 000 Arbeitspl\u00e4tzen der gesamten zentralen und eines Teils der dezentralen Bundesverwaltung verf\u00fcgbar gemacht. Die technischen Voraussetzungen f\u00fcr eine elektronische und prozessgesteuerte Gesch\u00e4ftsverwaltung werden somit k\u00fcnftig f\u00fcr eine noch deutlich h\u00f6here Zahl von Mitarbeitenden gegeben sein.
Bundesverwaltungsinterne Dokumente, die der Zustimmung bed\u00fcrfen, k\u00f6nnen mit einem Gever-gest\u00fctzten Workflow-System elektronisch signiert oder mit \"Genehmigung\" oder vergleichbaren Aktivit\u00e4ten best\u00e4tigt werden. Das Ausdrucken und die physische Unterschrift werden damit hinf\u00e4llig, womit unerw\u00fcnschte und ineffiziente Medienbr\u00fcche wegfallen.
Bereits jetzt sind alle Bundesverwaltungsbeh\u00f6rden verpflichtet, in Verwaltungsverfahren elektronisch eingereichte Dokumente entgegenzunehmen (Art. 3 der Verordnung vom 18. Juni 2010 \u00fcber die elektronische \u00dcbermittlung im Rahmen eines Verwaltungsverfahrens, Ve\u00dc-VwV; SR 172.021.2), wenn diese die rechtlichen Anforderungen erf\u00fcllen (insb. Format und Signatur nach Art. 5 und 6 Ve\u00dc-VwV). Zur \u00dcberpr\u00fcfung steht der Validator.ch zur Verf\u00fcgung.
Demnach sind die Anliegen der Motion bereits heute weitgehend erf\u00fcllt. Eine zwingende standardm\u00e4ssige Einf\u00fchrung der digitalen Signatur bei rechtlich zwingendem Erfordernis f\u00fcr eine Unterschrift auf verwaltungsinternen Dokumenten geht dem Bundesrat zum heutigen Zeitpunkt indes zu weit und w\u00fcrde vertiefter Abkl\u00e4rungen bed\u00fcrfen.