Der Bundesrat wird gebeten, folgende Fragen zu beantworten:
1. Wie beurteilt der Bundesrat die strategische Bedeutung des Projekts GFD BPA im Kontext der Digitalstrategie der Bundesverwaltung und im Hinblick auf die Hebung ressort\u00fcbergreifender Effizienzpotenziale unter den aktuellen finanzpolitischen Rahmenbedingungen?
2. Welche systematischen Massnahmen plant der Bundesrat, um das Automatisierungspotenzial innerhalb der Bundesverwaltung zu erheben (z.\u202fB. durch Umfragen oder Analysen) und daraus ein passendes fachliches und organisatorisches Umsetzungskonzept f\u00fcr das GFD BPA abzuleiten?
3. Wie sch\u00e4tzt der Bundesrat das Spar- und Entlastungspotenzial durch Prozessautomatisierung ein? Kann das Projekt GFD BPA zur Umsetzung der Sparziele beitragen \u2013 ohne substanzielle Leistungseinbussen?
4. Welche Akteure sind aktuell in das Projekt eingebunden (z.\u202fB. Generalsekretariate, BIT, \u00c4mter)? Wie wird sichergestellt, dass das erarbeitete Wissen verwaltungsweit verf\u00fcgbar gemacht und skaliert werden kann?
5. Welche politischen oder administrativen Schritte sind aus Sicht des Bundesrats notwendig, um das Projekt langfristig zu verankern? Gibt es bereits \u00dcberlegungen zur institutionellen oder finanziellen Absicherung \u00fcber die Initialisierungsphase hinaus?
Die digitale Transformation der Bundesverwaltung erfordert nicht nur neue Technologien, sondern auch neue Formen der Zusammenarbeit. Ein zentraler Hebel ist dabei die Prozessautomatisierung: Sie erm\u00f6glicht es, Routinet\u00e4tigkeiten effizienter, schneller und ressourcenschonender abzuwickeln.
Das Projekt \u201eGemeinsamer Fachdienst Business Process Automation\u201c (GFD BPA), das im Rahmen der Strategie Digitale Bundesverwaltung lanciert wurde, stellt einen wichtigen Schritt dar, um ressort\u00fcbergreifend Automatisierungspotenziale gezielt zu erschliessen. Es zielt darauf ab, unter der Leitung des Generalsekretariats WBF gemeinsam mit dem Bundesamt f\u00fcr Informatik und Telekommunikation (BIT) eine koordinierte, aber f\u00f6deral skalierbare Automatisierungslandschaft aufzubauen \u2013 mit einer neuen Fachstelle BPA als fachlichem Kompetenzzentrum.
Mit dem Postulat 24.3582 wurde bereits angeregt, das Effizienzpotenzial durch digitale L\u00f6sungen \u2013 insbesondere durch Automatisierung \u2013 aufzuzeigen. Der Aufbau des GFD BPA greift dieses Anliegen auf und leistet einen konkreten Beitrag zur Umsetzung der darin formulierten Ziele.
","DocumentationText":null,"MotionText":null,"FederalCouncilResponseText":"1. Mit gemeinsamen Fachdiensten verfolgt der Bundesrat das Ziel mehr gemeinsame, statt individuelle L\u00f6sungen zu f\u00f6rdern. Der sogenannte gemeinsame Fachdienst \u00abBusiness Process Automation\u00bb (GFD BPA) verfolgt das Ziel, bundesweit wiederkehrende Arbeitsabl\u00e4ufe so zu automatisieren, dass sie schneller und fehler\u00e4rmer ablaufen. Effizienzgewinne ergeben sich dabei insbesondere durch eine \u00fcbergreifende Prozessharmonisierung, anschliessende Automatisierung sowie den Einsatz standardisierter Automatisierungsl\u00f6sungen.
2. Der GFD BPA hat eine erste Bedarfserhebung durchgef\u00fchrt, bei der aus allen Departementen Automatisierungspotentiale gemeldet wurden. Eine vertiefte Bedarfsanalyse ist vorgesehen. Der GFD BPA befindet sich aktuell in der Initialisierungsphase. In dieser Phase werden anhand von Pilotprojekten die vorgesehene Methodik einschliesslich rechtlicher Abkl\u00e4rungen, die Wirtschaftlichkeit und das Gesch\u00e4ftsmodell validiert. Das darauf basierende Umsetzungskonzept des GFD BPA wird dem Digitalisierungsrat Bund (DRB) mit Abschluss der Initialisierungsphase zur Konsultation vorgelegt.
3. Erfahrungswerte aus Wirtschaft und Verwaltung sowie verschiedene \u00abProof of Concepts\u00bb einzelner Verwaltungseinheiten des Bundes zeigen, dass mittels Prozessharmonisierung und -automatisierung Einsparungen bei der Bearbeitungszeit von Vorg\u00e4ngen m\u00f6glich werden. Durch den Wegfall redundanter Eigenl\u00f6sungen und die B\u00fcndelung von Tool- und Schulungskosten erwartet der Bundesrat zudem weitere Effizienzgewinne, ohne Leistungen zu beschneiden. Die dezentral anfallende Wirkung wird bei der Umsetzung nachzuweisen sein, wobei ihr die zentralen Aufw\u00e4nde des GFD BPA gegen\u00fcberzustellen sind.
4. Die Federf\u00fchrung f\u00fcr die als Projekt gef\u00fchrte Initialisierungsphase des GFD BPA liegt beim Generalsekretariat WBF. Das Bundesamt f\u00fcr Informatik und Telekommunikation ist der Informatikleistungserbringer des GFD BPA und koordiniert die externen Informatikdienstleister. Die Beschaffung wird durch das Bundesamt f\u00fcr Bauten und Logistik koordiniert.
Vorgesehen ist, dass die Bundeskanzlei unter Einbezug des DRB das Gesamtportfolio der GFD aus strategischer Sicht steuern wird. Der Bereich DTI soll beim Portfoliomanagement und der Methodik unterst\u00fctzen.
Das im GFD BPA gesammelte Wissen wird dort zentral aufbereitet und zug\u00e4nglich gemacht. Regelm\u00e4ssige Erfahrungsaustausche, Schulungs- und Community-Formate, die vom GFD BPA durchgef\u00fchrt werden, sorgen daf\u00fcr, dass Best Practices und Blueprints verwaltungsweit genutzt und weiterentwickelt werden k\u00f6nnen.
5. Die Initialisierungsphase bis Ende 2025 wird durch das WBF finanziert. Erste Wirtschaftlichkeitsanalysen deuten darauf hin, dass die Folgefinanzierung im Rahmen der geltenden Regelungen gesichert sein sollte. F\u00fcr die nachfolgende Aufbau- sowie Betriebsphase sind verschiedene Finanzierungsvarianten in Pr\u00fcfung.
Die institutionelle Verankerung wird \u00fcber die k\u00fcnftige Weisung zu den \u00abGemeinsamen Fachdiensten\u00bb sowie durch den Bereich DTI gemeinsam mit dem DRB und damit unter Einbezug der Departemente konkretisiert werden.
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