Der Bundesrat wird beauftragt, dem Parlament einen Entwurf zu einer Gesetzesbestimmung zu unterbreiten, welche festlegt, zu welchem Zeitpunkt nicht mehr aktive Mailaccounts von Magistratspersonen des Bundes sowie von Bundesangestellten und die darin enthaltenen Mails nach ihrem Austreten gel\u00f6scht werden.
Dabei soll die Aufbewahrungsdauer zwischen Austritt der Person und L\u00f6schung von der hierarchischen Stufe der Inhaberin bzw. des Inhabers des Mailaccounts abh\u00e4ngen. Zumindest im Fall von Magistratspersonen und Mitarbeitenden der Bundesverwaltung ab einer festzulegenden Hierarchiestufe soll die Dauer mindestens ein Jahr betragen. Bei den restlichen Funktionen ist ebenfalls eine angemessene Verl\u00e4ngerung der heutigen Aufbewahrungsdauer von 135 Tagen anzustreben.
","ReasonText":"Die Gesch\u00e4ftspr\u00fcfungskommissionen (GPK) der eidgen\u00f6ssischen R\u00e4te haben 2023 eine Inspektion zu den Indiskretionen im Zusammenhang mit Covid-19-Gesch\u00e4ften des Bundesrates durchgef\u00fchrt. Sie haben sich dabei unter anderem mit der Frage befasst, zu welchem Zeitpunkt E-Mails von aus dem Bundesrat oder aus der Bundesverwaltung ausgetretenen Personen gel\u00f6scht werden sollen. Heute gilt eine Dauer von 135 Tagen zwischen Austritt und L\u00f6schung. Mit der gleichen Thematik hat sich auch die GPK des St\u00e4nderates (GPK-S) befasst; dies im Zusammenhang mit dem Vorwurf von nicht auffindbaren E-Mails im Generalsekretariat des Eidgen\u00f6ssischen Departements des Innern.
Die beiden GPK haben in ihrem Bericht vom 17. November 2023 (BBl 2024 335, S. 35) festgestellt, dass f\u00fcr diese Frist keine gesetzliche Grundlage besteht. Sie beurteilten die geltende Dauer im Fall von Departementsvorsteherinnen und -vorstehern sowie weiteren Personen, die eine Kaderstelle innehaben, weder als angemessen noch verh\u00e4ltnism\u00e4ssig. Sie begr\u00fcndeten diese Beurteilung damit, dass f\u00fcr die GPK ein Sachverhalt unter Umst\u00e4nden nicht mehr einwandfrei nachvollzogen werden kann, wenn ein Mailaccount bereits nach 135 Tagen nach Austritt der betroffenen Person gel\u00f6scht wird. Deshalb empfahlen sie dem Bundesrat im genannten Bericht (Empfehlung 2), daf\u00fcr zu sorgen, dass eine konkrete gesetzliche Grundlage f\u00fcr diese Dauer geschaffen wird und die Daten im Fall von Departementsvorsteherinnen und -vorstehern sowie weiteren Personen in Kaderfunktionen erst deutlich sp\u00e4ter als nach 135 Tagen gel\u00f6scht werden.
Auch die GPK-S lud den Bundesrat in ihrem Bericht vom 10. Oktober 2023 (BBl 2023 2703, S. 19) dazu ein, die M\u00f6glichkeit zu pr\u00fcfen, dass bei Weggang von Mitarbeitenden elektronische Daten l\u00e4nger als 135 Tage verf\u00fcgbar sind.
Der Bundesrat erachtete eine Verl\u00e4ngerung der Dauer bisher nicht f\u00fcr angezeigt (vgl. Bericht des Bundesrates \u00abArchivierung und Ablage von Dokumenten sowie Verfahren bei Zugangsgesuchen nach BG\u00d6\u00bb vom 13. Dezember 2024). Die GPK h\u00e4lt aufgrund ihrer Interessensabw\u00e4gung an ihrer Haltung fest. Im Unterschied zur Empfehlung vom November 2023 beschr\u00e4nkt sich der vorliegende Motionstext nicht auf Mitglieder des Bundesrates und Mitarbeitende der Bundesverwaltung, sondern bezieht sich auf die Mailaccounts s\u00e4mtlicher Magistratspersonen des Bundes und aller Bundesangestellten.
","DocumentationText":null,"MotionText":null,"FederalCouncilResponseText":"E-Mails in den Mailaccounts von Mitarbeitenden der Bundesverwaltung sowie Mitgliedern des Bundesrates k\u00f6nnen w\u00e4hrend einer Dauer von 135 Tagen nach Beendigung des Arbeitsverh\u00e4ltnisses wiederhergestellt werden. Diese Frist setzt sich zusammen aus 45 Tagen, in denen der Account inaktiv ist, bevor er gel\u00f6scht wird, und den darauffolgenden 90 Tagen, w\u00e4hrend derer gel\u00f6schte Mails noch wiederhergestellt werden k\u00f6nnen.
Die Pflicht zur endg\u00fcltigen L\u00f6schung der Daten von Personal, das aus der Bundesverwaltung ausgetreten ist, ergibt sich haupts\u00e4chlich aus dem Grundsatz der Verh\u00e4ltnism\u00e4ssigkeit, der im Datenschutzgesetz vom 25. September 2020 (DSG, SR 235.1) ausdr\u00fccklich verankert ist. Dieser Grundsatz verlangt, dass die Aufbewahrungsfrist nicht l\u00e4nger ist als unbedingt erforderlich. Zugleich ist darauf hinzuweisen, dass der Nutzen einer l\u00e4ngeren Frist nur sehr begrenzt w\u00e4re, da alle gesch\u00e4ftsrelevanten Informationen in den elektronischen Gesch\u00e4ftsverwaltungssystemen bearbeitet werden, wie namentlich in der Verordnung vom 3. April 2019 \u00fcber die elektronische Gesch\u00e4ftsverwaltung in der Bundesverwaltung (GEVER-Verordnung, SR 172.010.441) vorgesehen.
Hinzu kommt, dass auf technischer Ebene zus\u00e4tzliche Speicherkapazit\u00e4ten bereitgestellt werden m\u00fcssen. Eine Verl\u00e4ngerung der Aufbewahrungsdauer erh\u00f6ht das Risiko von \u00dcberschneidungen und Doppelspurigkeiten bei der Datenspeicherung infolge rascher personeller Wechsel oder aufgrund von Personen mit gleichlautendem Namen. Um dies zu vermeiden, m\u00fcssen zus\u00e4tzliche Personalaufw\u00e4nde eingeplant werden.
Ferner ist angesichts der Forderung, dass die Bundesverwaltung ihre Kosten senkt, auch zu ber\u00fccksichtigen, wie sich die Kosten f\u00fcr Speicherplatz finanziell auswirken: Eine pr\u00e4zise Kostensch\u00e4tzung ist zum jetzigen Zeitpunkt nicht m\u00f6glich; dazu m\u00fcssten die genauen Aufbewahrungsfristen und der betroffene Personenkreis definiert werden. Nach heutiger Einsch\u00e4tzung w\u00fcrde die Einf\u00fchrung einer l\u00e4ngeren Frist von mindestens einem Jahr f\u00fcr s\u00e4mtliche Mitarbeitenden der Bundesverwaltung zus\u00e4tzliche wiederkehrende Kosten von mindestens 0,3 bis 0,5 Millionen Franken pro Jahr verursachen. Falls die Frist nur f\u00fcr Mitarbeitende ab einer bestimmten Lohnklasse verl\u00e4ngert w\u00fcrde, n\u00e4hme der genannte Betrag weitgehend proportional ab. Der Hauptteil der Kosten entfiele auf die zus\u00e4tzlichen Speicherkapazit\u00e4ten und den Personalaufwand. Im \u00dcbrigen geht es nach dem Wortlaut der Motion nicht mehr nur um die Mailaccounts der Mitglieder des Bundesrates und der Mitarbeitenden der Bundesverwaltung, sondern um jene von s\u00e4mtlichen Magistratspersonen des Bundes und aller Bundesangestellten. Entsprechend m\u00fcssten also beachtliche Finanzmittel f\u00fcr eine Verl\u00e4ngerung des Zugriffs auf die nicht mehr aktiven Mailaccounts s\u00e4mtlicher Magistratspersonen des Bundes sowie s\u00e4mtlicher Bundesangestellten bereitgestellt werden.
Diese Gr\u00fcnde stehen einer Verl\u00e4ngerung der L\u00f6schfrist f\u00fcr nicht mehr aktive Mailaccounts des Bundes entgegen.
Daher h\u00e4lt der Bundesrat an seiner bisherigen Einsch\u00e4tzung fest und bekr\u00e4ftigt, dass eine Verl\u00e4ngerung der L\u00f6schfrist f\u00fcr nicht mehr aktive Mailaccounts in keiner Weise angezeigt ist; zudem weist er nachdr\u00fccklich auf die finanziellen Auswirkungen hin, welche die Kosten einer solchen Fristverl\u00e4ngerung mit sich br\u00e4chten.
Der Bundesrat beantragt die Ablehnung der Motion.