Le Conseil f\u00e9d\u00e9ral est charg\u00e9 de soumettre au Parlement un projet de disposition qui fixe le d\u00e9lai dans lequel doit \u00eatre supprim\u00e9e la messagerie inactive, y compris les courriels qu\u2019elle contient, des magistrates et des magistrats de la Conf\u00e9d\u00e9ration et des personnes employ\u00e9es par la Conf\u00e9d\u00e9ration apr\u00e8s leur d\u00e9part.
Le d\u00e9lai entre le d\u00e9part d\u2019une personne et la suppression de sa messagerie doit d\u00e9pendre de son niveau hi\u00e9rarchique. En tout cas pour les magistrates et magistrats ainsi que pour les collaboratrices et collaborateurs de l\u2019administration f\u00e9d\u00e9rale \u00e0 partir d\u2019un certain niveau hi\u00e9rarchique (\u00e0 d\u00e9finir), le d\u00e9lai doit \u00eatre d\u2019au moins un an. Pour les autres fonctions, il convient de prolonger de mani\u00e8re ad\u00e9quate le d\u00e9lai actuel, qui est de 135 jours.
","ReasonText":"En 2023, les Commissions de gestion des Chambres f\u00e9d\u00e9rales (CdG) ont men\u00e9 une inspection sur les indiscr\u00e9tions li\u00e9es aux affaires du Conseil f\u00e9d\u00e9ral relatives au COVID-19. Elles se sont notamment pench\u00e9es sur la question du d\u00e9lai dans lequel il convient de supprimer les courriels des membres du Conseil f\u00e9d\u00e9ral ou des collaboratrices et collaborateurs de l\u2019administration f\u00e9d\u00e9rale apr\u00e8s leur d\u00e9part. Le d\u00e9lai actuel entre le d\u00e9part de la personne concern\u00e9e et la suppression de sa messagerie est de 135 jours. La CdG du Conseil des \u00c9tats (CdG-E) s\u2019est pench\u00e9e sur la m\u00eame question dans le contexte des reproches concernant les courriels introuvables au Secr\u00e9tariat g\u00e9n\u00e9ral du D\u00e9partement f\u00e9d\u00e9ral de l\u2019int\u00e9rieur.
Dans leur rapport du 17 novembre 2023 (FF 2024 335, p. 34) les CdG ont constat\u00e9 que ce d\u00e9lai ne reposait sur aucune base l\u00e9gale. Elles estiment que la dur\u00e9e de 135 jours n\u2019est ni appropri\u00e9e, ni proportionn\u00e9e pour les cheffes et chefs de d\u00e9partement et les autres personnes occupant une fonction de cadre. Elles indiquent qu\u2019elles ne peuvent parfois plus retracer pr\u00e9cis\u00e9ment des \u00e9v\u00e8nements si une messagerie est d\u00e9j\u00e0 supprim\u00e9e 135 jours apr\u00e8s le d\u00e9part de la personne concern\u00e9e. C\u2019est pourquoi elles ont recommand\u00e9 au Conseil f\u00e9d\u00e9ral (dans le rapport du 17 novembre 2023, \u00e0 la recommandation 2) de veiller \u00e0 la cr\u00e9ation d\u2019une base l\u00e9gale portant sur ce d\u00e9lai et \u00e0 ce que les donn\u00e9es des chefs et cheffes de d\u00e9partement et des autres personnes occupant une fonction de cadre soient supprim\u00e9es dans un d\u00e9lai bien plus long que celui de 135 jours.
Dans son rapport du 10 octobre 2023 (FF 2023 2703, p. 19), la CdG-E aussi invite le Conseil f\u00e9d\u00e9ral \u00e0 examiner la possibilit\u00e9 de conserver les donn\u00e9es \u00e9lectroniques plus de 135 jours apr\u00e8s le d\u00e9part de collaborateurs et collaboratrices.
Le Conseil f\u00e9d\u00e9ral estimait jusqu\u2019\u00e0 pr\u00e9sent qu\u2019il n\u2019\u00e9tait pas indiqu\u00e9 de prolonger ce d\u00e9lai (cf. rapport du Conseil f\u00e9d\u00e9ral \u00ab Archivage, classement de documents officiels et proc\u00e9dure \u00e0 suivre en cas de demande d\u2019acc\u00e8s selon la LTrans \u00bb du 13 d\u00e9cembre 2024). La CdG-E maintient toutefois sa d\u00e9cision, fond\u00e9e sur la pes\u00e9e des int\u00e9r\u00eats qu\u2019elle a effectu\u00e9e. Contrairement \u00e0 la recommandation formul\u00e9e en novembre 2023, la pr\u00e9sente motion ne concerne pas uniquement les membres du Conseil f\u00e9d\u00e9ral et les collaboratrices et collaborateurs de l\u2019administration f\u00e9d\u00e9rale, mais s\u2019applique \u00e0 la messagerie de tous les magistrats et magistrates de la Conf\u00e9d\u00e9ration et de tout le personnel de la Conf\u00e9d\u00e9ration.
","DocumentationText":null,"MotionText":null,"FederalCouncilResponseText":"Les courriels des collaboratrices et collaborateurs de l\u2019administration f\u00e9d\u00e9rale de m\u00eame que ceux des membres du Conseil f\u00e9d\u00e9ral contenus dans leurs messageries peuvent \u00eatre r\u00e9cup\u00e9r\u00e9s pendant une dur\u00e9e de 135 jours apr\u00e8s la fin des rapports de travail, soit 45 jours pendant lesquels le compte est d\u00e9sactiv\u00e9 avant d\u2019\u00eatre supprim\u00e9, puis 90 jours pendant lesquels les courriels supprim\u00e9s peuvent encore \u00eatre r\u00e9cup\u00e9r\u00e9s.
L\u2019obligation de supprimer d\u00e9finitivement les donn\u00e9es du personnel ayant quitt\u00e9 l\u2019administration f\u00e9d\u00e9rale r\u00e9sulte principalement du principe de proportionnalit\u00e9 explicitement inscrit dans la loi du 25 septembre 2020 sur la protection des donn\u00e9es (LPD ; RS 235.1). Ce principe exige que le d\u00e9lai de conservation ne soit pas plus long que ce qui est absolument n\u00e9cessaire. En outre, il sied de rappeler qu\u2019un d\u00e9lai plus long n\u2019aurait qu\u2019une utilit\u00e9 tr\u00e8s faible, puisque toutes les informations importantes pour les affaires sont trait\u00e9es au moyen des syst\u00e8mes de gestion \u00e9lectronique des affaires au regard notamment de l\u2019ordonnance du 3 avril 2019 sur la gestion \u00e9lectronique des affaires dans l\u2019administration f\u00e9d\u00e9rale (ordonnance GEVER; RS 172.010.441).
A cela s\u2019ajoute que sur le plan technique des capacit\u00e9s de stockage suppl\u00e9mentaires doivent \u00eatre mises \u00e0 disposition. Une prolongation de la dur\u00e9e de conservation augmente le risque de chevauchements et de doublons lors du stockage des donn\u00e9es en raison de changements rapides de personnel ou de personnes portant le m\u00eame nom. Pour \u00e9viter cela, des frais de personnel suppl\u00e9mentaire doivent \u00eatre pr\u00e9vus.
Ensuite et dans un contexte o\u00f9 une r\u00e9duction des co\u00fbts de l\u2019administration f\u00e9d\u00e9rale est exig\u00e9e, l\u2019impact financier des co\u00fbts de l\u2019espace de stockage doit \u00e9galement \u00eatre pris en compte : il n\u2019est pas possible \u00e0 l\u2019heure actuelle de proc\u00e9der \u00e0 une estimation pr\u00e9cise des co\u00fbts, car il faudrait pour cela d\u00e9finir les dur\u00e9es exactes de conservation et le cercle des personnes concern\u00e9es. Selon une estimation actuelle, l'obligation de prolonger le d\u00e9lai \u00e0 au moins un an pour tous les collaboratrices et collaborateurs de l'administration f\u00e9d\u00e9rale entra\u00eenerait des co\u00fbts suppl\u00e9mentaires r\u00e9currents d'au moins 0,3 \u00e0 0,5 million de francs par an. Si le d\u00e9lai n'\u00e9tait prolong\u00e9 que pour les collaboratrices et collaborateurs \u00e0 partir d\u2019une certaine classe salariale, le montant mentionn\u00e9 serait r\u00e9duit de mani\u00e8re proportionnelle. La majeure partie de ces co\u00fbts serait li\u00e9e \u00e0 la capacit\u00e9 de stockage suppl\u00e9mentaire et aux frais de personnel. Par ailleurs, il n\u2019est plus question uniquement de la messagerie des membres du Conseil f\u00e9d\u00e9ral et des collaboratrices et collaborateurs de l\u2019administration f\u00e9d\u00e9rale, mais de celle de tous les magistrats et magistrates de la Conf\u00e9d\u00e9ration et de tout le personnel de la Conf\u00e9d\u00e9ration conform\u00e9ment au texte de la motion. Cela signifie que des moyens financiers cons\u00e9quents devraient \u00eatre allou\u00e9s dans le cas d\u2019une prolongation de l\u2019acc\u00e8s aux comptes de messagerie inactifs de tous les magistrats et magistrates de la Conf\u00e9d\u00e9ration ainsi que de tout le personnel de la Conf\u00e9d\u00e9ration.
Ces motifs s\u2019opposent \u00e0 une prolongation du d\u00e9lai de suppression des messageries inactives de la Conf\u00e9d\u00e9ration.
Par cons\u00e9quent, le Conseil f\u00e9d\u00e9ral maintient son appr\u00e9ciation pr\u00e9alable et r\u00e9it\u00e8re qu\u2019une prolongation du d\u00e9lai de suppression des messageries inactives n\u2019est en aucun cas indiqu\u00e9e ; en outre, il souligne les cons\u00e9quences financi\u00e8res dues aux co\u00fbts g\u00e9n\u00e9r\u00e9s par une telle prolongation du d\u00e9lai.
Le Conseil f\u00e9d\u00e9ral propose de rejeter la motion.