Pr\u00e4sident (Engler Stefan, Pr\u00e4sident): Die Kommission beantragt die Annahme der Motion. Der Bundesrat beantragt die Ablehnung der Motion.
\nAbstimmung - Vote [GZ]
\n[NAM][GZ]
\nF\u00fcr Annahme der Motion ... 30 Stimmen [GZ]
\nDagegen ... 6 Stimmen [GZ]
\n(0 Enthaltungen)
\nIch erl\u00e4utere Ihnen gerne, warum der Bundesrat der Meinung ist, dass bei dieser Motion Nutzen und Ertrag in einem schlechten Verh\u00e4ltnis stehen, und warum der Bundesrat deshalb beantragt, sie abzulehnen. Er teilt zwar das Anliegen Ihrer Gesch\u00e4ftspr\u00fcfungskommission, dass das Verwaltungshandeln nur dann nachvollziehbar ist, wenn gesch\u00e4ftsrelevante Unterlagen korrekt abgelegt und aufbewahrt werden. Transparenz \u00fcber die T\u00e4tigkeit der Bundesverwaltung ist wichtig, um das Vertrauen in den Staat und die Akzeptanz des staatlichen Handelns zu st\u00e4rken.
\nAber nach Ansicht des Bundesrates ist die von der GPK-S vorgeschlagene Verl\u00e4ngerung des Zugriffs auf inaktive E-Mail-Accounts des Bundes keine zweckm\u00e4ssige L\u00f6sung. Zum einen w\u00e4re der Nutzen einer l\u00e4ngeren Zugriffs- und Aufbewahrungsfrist nur sehr begrenzt, da alle gesch\u00e4ftsrelevanten Informationen ohnehin fortlaufend aus den E-Mail-Accounts in das elektronische Gesch\u00e4ftsverwaltungssystem \u00fcberf\u00fchrt und dort bearbeitet werden m\u00fcssen. Die restlichen Informationen in den E-Mail-Accounts werden als nicht gesch\u00e4ftsrelevant betrachtet. Zum andern stehen datenschutzrechtliche, technische und finanzielle Gr\u00fcnde einer l\u00e4ngeren Aufbewahrungsfrist entgegen. Der im Datenschutzgesetz verankerte Grundsatz der Verh\u00e4ltnism\u00e4ssigkeit verlangt, dass Personendaten nicht l\u00e4nger als unbedingt erforderlich aufbewahrt werden d\u00fcrfen. Hinzu kommt, dass eine l\u00e4ngere Aufbewahrungsdauer zus\u00e4tzliche Speicherkapazit\u00e4ten erfordert und das Risiko von \u00dcberschneidungen und Doppelspurigkeiten bei der Datenspeicherung erh\u00f6ht. Der damit verbundene Personalaufwand sowie die Kosten f\u00fcr den Speicherplatz w\u00fcrden beachtliche finanzielle Mittel n\u00f6tig machen.
\nIch sage es noch einmal: Kurz gesagt, stehen die Kosten und der Nutzen eines l\u00e4ngeren Zugriffs auf inaktive E-Mail-Accounts des Bundes in keinem sinnvollen Verh\u00e4ltnis zueinander.
\nAus diesem Grund beantragt Ihnen der Bundesrat, die Motion abzulehnen.
\nJe fais le rapport au nom de la Commission de gestion, d\u00e8s lors que je suis pr\u00e9sident de la sous-commission qui a eu \u00e0 traiter du rapport sur la question des d\u00e9lais de suppression des messageries.
\nLa motion de la Commission de gestion du Conseil des \u00c9tats, adopt\u00e9e \u00e0 l'unanimit\u00e9 le 11 novembre 2025, charge le Conseil f\u00e9d\u00e9ral de soumettre au Parlement un projet de disposition qui fixe le d\u00e9lai dans lequel doit \u00eatre supprim\u00e9e la messagerie inactive, y compris les courriels qu'elle contient, des magistrates et magistrats de la Conf\u00e9d\u00e9ration et des personnes employ\u00e9es par la Conf\u00e9d\u00e9ration apr\u00e8s leur d\u00e9part. Le d\u00e9lai entre le d\u00e9part d'une personne et la suppression de sa messagerie doit d\u00e9pendre de son niveau hi\u00e9rarchique. En tout cas, pour les magistrates et magistrats ainsi que pour les collaboratrices et collaborateurs de l'administration f\u00e9d\u00e9rale, \u00e0 partir d'un certain niveau hi\u00e9rarchique \u00e0 d\u00e9finir, le d\u00e9lai doit \u00eatre d'au moins un an. Pour les autres fonctions, il convient de prolonger de mani\u00e8re ad\u00e9quate le d\u00e9lai actuel, qui est de 135 jours. C'est donc la demande qui est faite par le biais de cette motion.
\nEn 2023, les Commissions de gestion des Chambres f\u00e9d\u00e9rales ont men\u00e9 une inspection sur les indiscr\u00e9tions li\u00e9es aux affaires du Conseil f\u00e9d\u00e9ral relatives au COVID-19. Elles se sont notamment pench\u00e9es sur la question du d\u00e9lai dans lequel il convient de supprimer les courriels des membres du Conseil f\u00e9d\u00e9ral ou des collaboratrices et collaborateurs de l'administration f\u00e9d\u00e9rale apr\u00e8s leur d\u00e9part. Le d\u00e9lai actuel entre le d\u00e9part de la personne concern\u00e9e et la suppression de sa messagerie est de 135 jours. Ces 135 jours correspondent \u00e0 45 jours pendant lesquels le compte reste inactif avant d'\u00eatre supprim\u00e9, et \u00e0 90 jours pendant lesquels les mails supprim\u00e9s peuvent \u00eatre restaur\u00e9s. Ce d\u00e9lai de suppression de 90 jours repose uniquement sur une directive, et n'est donc pas fix\u00e9 dans une ordonnance ou dans une loi. Quant au d\u00e9lai de restauration du compte de 45 jours, il est utilis\u00e9 dans la pratique et n'est fix\u00e9 ni dans une directive ni dans un acte similaire.
\nDans leur rapport du 17 novembre 2023, les Commissions de gestion ont constat\u00e9 que ce d\u00e9lai ne reposait donc sur aucune base l\u00e9gale. Par ailleurs, elles estiment que la dur\u00e9e de 135 jours n'est ni appropri\u00e9e ni proportionn\u00e9e pour les cheffes et chefs de d\u00e9partement et les autres personnes occupant une fonction de cadre. Les Commissions de gestion indiquent qu'elles ne peuvent parfois plus retracer pr\u00e9cis\u00e9ment des \u00e9v\u00e9nements si une messagerie est d\u00e9j\u00e0 supprim\u00e9e 135 jours apr\u00e8s le d\u00e9part de la personne concern\u00e9e. C'est pourquoi elles ont formellement recommand\u00e9 au Conseil f\u00e9d\u00e9ral de veiller \u00e0 la cr\u00e9ation d'une base l\u00e9gale portant sur ce d\u00e9lai, et \u00e0 ce que les donn\u00e9es des cheffes et chefs de d\u00e9partement et des autres personnes occupant une fonction de cadre soient supprim\u00e9es dans un d\u00e9lai bien plus long que celui de 135 jours.
\nLors d'une deuxi\u00e8me inspection, la Commission de gestion de notre conseil s'est pench\u00e9e sur la m\u00eame question dans le contexte des reproches concernant les courriels introuvables [PAGE 287] au Secr\u00e9tariat g\u00e9n\u00e9ral du D\u00e9partement f\u00e9d\u00e9ral de l'int\u00e9rieur, d\u00e8s lors que certains courriels n'\u00e9taient plus disponibles au moment des investigations parlementaires.
\nDans son rapport du 10 octobre 2023, la Commission de gestion de notre conseil invite le Conseil f\u00e9d\u00e9ral \u00e0 examiner la possibilit\u00e9 de conserver les donn\u00e9es \u00e9lectroniques plus de 135 jours apr\u00e8s le d\u00e9part de collaborateurs et collaboratrices. Le Conseil f\u00e9d\u00e9ral, dans ses r\u00e9ponses aux Commissions de gestion, a affirm\u00e9 qu'il n'\u00e9tait pas indiqu\u00e9 de prolonger ce d\u00e9lai. La Commission de gestion de notre conseil a toutefois maintenu sa d\u00e9cision, fond\u00e9e sur la pes\u00e9e des int\u00e9r\u00eats qu'elle a effectu\u00e9e.
\nLa pr\u00e9sente motion ne concerne pas uniquement les membres du Conseil f\u00e9d\u00e9ral et les collaboratrices et collaborateurs de l'administration f\u00e9d\u00e9rale, mais s'applique, pour des questions d'uniformit\u00e9 du droit et d'\u00e9galit\u00e9 de traitement, \u00e0 la messagerie de tous les magistrats et toutes les magistrates de la Conf\u00e9d\u00e9ration et de tout le personnel de la Conf\u00e9d\u00e9ration.
\nLe Conseil f\u00e9d\u00e9ral critique, dans son avis \u00e9crit sur la motion, cette extension par rapport \u00e0 la recommandation initiale. Toutefois, il convient de relever qu'il est indiqu\u00e9 de mani\u00e8re tr\u00e8s claire dans la motion qu'il y a n\u00e9cessit\u00e9 d'inscrire dans la loi un d\u00e9lai, et que le d\u00e9lai de 135 jours doit \u00eatre prolong\u00e9. La prolongation de la conservation des messageries peut \u00eatre, par contre, diff\u00e9renci\u00e9e selon le statut hi\u00e9rarchique du personnel, d'apr\u00e8s le texte de la motion. Le Conseil f\u00e9d\u00e9ral fait \u00e9galement valoir dans son avis \u00e9crit qu'un d\u00e9lai plus long n'aurait qu'une utilit\u00e9 tr\u00e8s faible puisque toutes les informations importantes sur les affaires sont trait\u00e9es au moyen du syst\u00e8me de gestion \u00e9lectronique des affaires Gever. Toutefois, dans son propre rapport du 13 d\u00e9cembre 2024, intitul\u00e9 \"Archivage, classement de documents officiels et proc\u00e9dures \u00e0 suivre en cas de demande d'acc\u00e8s selon la loi sur la transparence\", le Conseil f\u00e9d\u00e9ral indique lui-m\u00eame la difficult\u00e9 pour les magistrats et les magistrates et les cadres sup\u00e9rieurs de proc\u00e9der eux-m\u00eames \u00e0 cet archivage dans le syst\u00e8me Gever en raison de la quantit\u00e9 d'informations \u00e0 g\u00e9rer et de leur agenda serr\u00e9.
\nIl rel\u00e8ve en outre que les collaborateurs, ind\u00e9pendamment du niveau hi\u00e9rarchique, disposent d'une grande marge de manoeuvre et d'appr\u00e9ciation pour d\u00e9cider quels documents enregistrer dans Gever. Il appara\u00eet ainsi que, dans la perspective de la surveillance parlementaire de l'activit\u00e9 du Conseil f\u00e9d\u00e9ral et de l'administration, la demande de cr\u00e9ation d'une base l\u00e9gale et de l'extension du d\u00e9lai pour un cercle large de collaborateurs est parfaitement justifi\u00e9e.
\nJe vous invite donc \u00e0 adopter la motion de la Commission de gestion de votre conseil qui, comme je l'ai dit, a \u00e9t\u00e9 approuv\u00e9e \u00e0 l'unanimit\u00e9 par les membres de la commission.
\n